Checklisten - warum sie so nützlich sind

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00:00:01: Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht.

00:00:06: Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer.

00:00:12: Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.

00:00:20: Checklisten, warum wir sie so sehr brauchen. Wir haben mal wieder ein Event durchgeführt. Okay, es war kein übliches Event. Es war ein Online-Event, aber immerhin - auch so eins muss sorgfältig vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden. Und wie immer haben wir kurz vor dem Event festgestellt, dass einige Dinge nicht geklärt waren. Jeder dachte nimm du ihn, ich habe ihn sicher. Einfache Sachen wie, dass man sich bei den Menschen, die einem dabei geholfen haben, bedankt – vergessen. Händeschütteln geht nicht. Es muss also virtuell passieren. Aber wer macht das? Rufen wir an, schreiben wir eine E-Mail? Im Übrigen - von welchem Account aus? Fragen über Fragen. Dabei könnte alles so einfach sein. Ist es aber nicht. Was hat das mit Führung zu tun? Nun, wenn du letztendlich für ein Event verantwortlich bist, dann willst du ja auch, dass es top funktioniert. Dann willst du auch, dass deine Mitarbeiter, die das Event durchführen, bestmöglich unterstützt werden können. Und da eignen sich altmodische Checklisten hervorragend, wirklich. Lass uns über die Frage sprechen und sie hier und jetzt beantworten - warum sind Checklisten wichtig? Checklisten helfen dir, alle deine täglichen, wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Aufgaben pünktlich zu erledigen. Nicht nur Events von Anfang bis zum Ende zu managen. Checklisten helfen dir, dich zu konzentrieren und den Überblick zu behalten. Du fragt sich immer noch, warum du Checklisten verwenden sollst? Wenn du wie ich arbeitest, dann ist Multitasking wahrscheinlich dein täglich Brot und du hast unglaublich viele Ablenkungen. Und das führt dazu, dass man leicht etwas vergisst, das man vergisst, bestimmte Aufgaben zu erledigen und dass man viel Zeit damit verbringen muss, sich an etwas zu erinnern, wie man was irgendwann doch mal machen muss.

00:02:18: Wenn man unter Druck steht oder es eilig hat, dann vergisst man leicht einen kleinen, aber wichtigen Schritt bei seinen Aufgaben. Und hier können Checklisten eine wirklich wertvolle Hilfe sein. Die vielleicht bahnbrechendste und sicherlich bekannteste Arbeit mit Checklisten ist das Checklisten Manifest von Gawande. Ich habe dieses Buch glaube ich, das erste Mal vor neun oder zehn Jahren in die Finger bekommen und seitdem ist es in regelmäßigen Abständen mein Begleiter. Der Autor ist ein Chirurg und er hat erkannt, wie nützlich Checklisten für die Patientenversorgung sein können. Und zwar besonders dann, wenn eine große Anzahl von Mitarbeitern in den Prozess der Pflege oder der Versorgung eingebunden ist. Und wenn die auch noch unterschiedliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben. Der führte also während einer Forschungsstudie in einer Reihe von Krankenhäusern eine ganz einfache Checkliste ein. Ein Wunder: die Sterblichkeit von Patienten sank um sage und schreibe 47 Prozent. Und es gibt viele gute Beispiele für die Verwendung von Checklisten. Und Du wünschst Dir auch, dass diese Menschen Checklisten nutzen. Beispiel Flugzeuge. Piloten müssen vor jedem Start eine Checkliste ausfüllen. Bei der NASA - wenn du jemals einem Shuttle-Start zugehört hast, du den gesehen hast, dann wirst du vermutlich mitbekommen haben: Mission Control arbeitet so eine Checkliste ab und stellt sicher am Ende - alle sind zum Start bereit. Sonst hebt das Ding nicht ab. Oder in der Personalabteilung - da gibt es Checklisten zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

00:03:47: Und sicherlich hast du erlebt: es gibt doch Checklisten, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, damit sie auch alles haben und abgegeben haben, was sie sollen. Und es gibt eine Reihe von Vorteilen von Checklisten. Checkliste stellt sicher, dass die wesentlichen Aufgaben auf jeden Fall erledigt werden. Selbst wenn ein Schritt sehr einfach ist, kannst du ihn vergessen. Checklisten stoppen auch diese gefährliche Kreativität deiner Kollegen, die glauben, dass sie alles besser drauf haben als derjenige, der sich den Prozess ausgedacht hat. Checklisten helfen dabei, Ablenkungen zu vermeiden, indem sie dich zwingen, nur die Aufgaben zu erledigen, die auf der Checkliste stehen. Checklisten befreien davon, sich an alle Schritte erinnern zu müssen und vor allen Dingen befreien sie dich von der Sorge, etwas vergessen zu haben. Wie oft bist du in Urlaub gefahren und hättest dir eine Checkliste gewünscht. Habe ich das Fenster zugemacht? Ist der Herd aus? Checklisten können Zeit sparen, wenn die Schritte einfach und in der richtigen Reihenfolge beschrieben sind. Dann sind sie leicht nachvollziehbar und führen höchstwahrscheinlich zu viel weniger Fehlern. Dann wird keine Zeit verschwendet, um die Probleme zu beheben. Und die tragen auch dazu bei, dass Fragen wie: “Was soll ich als nächstes tun?”, vermieden werden - da die Checkliste ganz einfach sagt, was du als nächstes tun sollst. Sie sorgt für Disziplin und für Konsistenz. Und je nachdem, was deine Firma so macht, kann Leben davon abhängen, ob der Prozess korrekt abgeschlossen wird. Die Verwendung von Checklisten kann dir also helfen, wenn etwas schiefläuft.

00:05:24: Denn sie liefert den Nachweis, ob ein bestimmter Schritt abgeschlossen wurde. Und dann weißt du, wo du zukünftig ansetzen musst. Checklisten können die Produktivität verbessern. Es gibt etwas, das Menschen zufrieden stellt, wenn sie Punkte auf einer Liste abhaken. Untersuchungen haben sogar gezeigt, dass Verwendung von Checklisten die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass wir die Aufgaben erledigen. Du kennst sicherlich auch das gute Gefühl, wenn du glaubst, etwas abgeschlossen zu haben. Da gibt es zwei Arten von Checklisten: die “read-do”, also man liest jeden Schritt der Aufgabe und führt sie dann der Reihe nach aus, wobei man sie nach und nach abhaken kann. Und dann die "do-confirm". Also andersherum. Du führst eine Reihe von Schritten der Aufgabe aus dem Gedächtnis aus, bis du an einen definierten Punkt kommst, an dem gehst du dann die Checkliste durch und bestätigst, dass du jeden Schritt gemacht hast. Wie erstellt man so eine Checkliste? Erstens: du beginnst mit den Bereichen, in denen du Probleme mit den regelmäßig durchzuführenden Prozessen hast. Zweitens: du vergewisserst dich, dass die Checkliste sich auf die wichtigsten Dinge konzentriert, die getan werden müssen, damit die Aufgabe erfolgreich ist. Drittens: kein einziger Punkt auf der Checkliste soll verhandelbar sein. Was heißt das? Eine Checkliste kann nur ja oder nein. Alle Punkte müssen eindeutig sein. Ein Jein hindert dich, mit der Liste voranzukommen, und das stoppt dann den Prozess. So funktioniert eine Checkliste, die von Piloten verwendet wird. Sie stellt sicher, dass jeder angekreuzte Punkt zur Flugtauglichkeit beiträgt, bevor die Piloten die Liste weiter durchgehen.

00:07:00: Als Passagier möchtest du nicht, dass das Flugzeug startet, wenn nicht jeder Punkt auf dieser Checkliste als flugtauglich bestätigt wurde. Stell dir vor, der Pilot würde einen Punkt als “vielleicht in Ordnung” oder “konnten wir nicht überprüfen” markieren. Das möchtest du nicht. Teste die Checklisten, um sicherzustellen, dass sie auch die Ergebnisse liefern, die du haben willst. Und glaub mir, es ist sehr wahrscheinlich - bei der ersten Erstellung wirst du Dinge einfach vergessen. Verwende kurze, präzise, leicht verständliche Beschreibungen der Aufgaben und mache es kompakt, möglichst nicht mehr als eine Seite. Mach es benutzerfreundlich. Füge am Ende so ein Kästchen ein, wo man Haken rein machen kann. Ständig überprüfen und schauen - stimmt die noch oder muss die überarbeitet werden? Dann kannst du es machen mit Word, Google Docs, Pages oder mit Excel, Sheets, Numbers. Das ist super, wenn du die immer wieder ausdrucken möchtest. Du kannst aber auch solche Produkte nutzen wie Google Tasks oder Microsoft To-do oder ähnliche Anwendungen zur Aufgabenverwaltung auf einem Laptop oder Smartphone. Das ist natürlich, wenn man lieber mit digitalen Alternativen als Papier-Checklisten arbeitet. Ich persönlich arbeite sehr gerne mit "Clear” auf meinem Smartphone. Und um nochmal auf das ganz am Anfang erwähnte Online-Event zu sprechen zu kommen: wenn wir das alles, was ich hier geschrieben habe berücksichtigt hätten, dann wären wir nicht plötzlich in brutale Hektik ausgebrochen, um alles was wir vergessen haben, irgendwie geradezu ziehen. Und wie immer war es gut, dass es eigentlich keiner gemerkt hat.

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00:09:12: In diesem Sinne. Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht.

00:09:18: Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer.

00:09:24: Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.