Die Vor- und Nachteile von virtuellen Teams

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00:00:01: Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht. Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer. Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.

00:00:19: Hallo und herzlich willkommen zu unserem heutigen Thema Führung virtueller Teams. Ich möchte das gerne in drei aufeinanderfolgenden Podcasts mit euch besprechen. Das erste Thema ist, wenn man jetzt in virtuellen Teams arbeitet. Was für Herausforderungen sind damit verbunden und was für Vorteile hat es, in solchen Teams zu arbeiten? Dann in der nächsten Folge, werden wir ein bisschen praktischer und schauen uns an - wie baut man so ein Team auf? Was sollte man dabei idealerweise beachten? Und dann im letzten Teil geht es noch um praktische Strategien für Bereiche wie Kommunikation und Führung. Das ist so ganz grob mein Fahrplan. Seit mehr als zehn Jahren leite ich virtuelle- und remote Teams. Das hat tatsächlich immer seine eigene Herausforderung. Und man lernt dabei nie aus. Mein heutiges Team ist über die ganze Welt verteilt. Einige habe ich noch nie persönlich treffen können. Das ist kein idealer Zustand, das weiß ich auch. Aber ehrlicherweise? Es geht. Aber wovon reden wir eigentlich, wenn wir jetzt hier von virtuellen Teams reden? Ich zeig dir mal eine Definition dazu. Und die sagt: ein virtuelles Team ist eine Gruppe von Mitarbeitern, die geografisch, organisatorisch und zeitlich voneinander getrennt sind und die mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnologien miteinander verbunden werden, um eine oder mehrere organisatorische Aufgaben zu erfüllen. Das kommt nicht ganz so einfach über die Lippen, aber man sieht, man hat sich da bemüht, wirklich alle Aspekte abzudecken und das ein bisschen einfacher zu formulieren.

00:02:03: Was virtuelle Teams voneinander trennt, ist oft erstmals die Zeitzone. Wenn man jetzt international arbeitet, dann bedeutet neun Uhr morgens die unterschiedlichsten Dinge. Je nachdem, wo man jetzt gerade ist auf der Welt, also in puncto Uhrzeit. Du bist auch räumlich voneinander getrennt. Also nicht im gleichen Büro. Und die Teammitglieder sind oft auch aus unterschiedlichen Kulturen. Je nachdem, wo in der Welt man aufgewachsen ist und auch die ersten Erfahrungen am Arbeitsplatz gemacht hat, da gibt es dann doch interessante Dinge, die man berücksichtigen sollte. Und viele virtuelle, interkulturelle Teams scheitern daran, dass man sich mit dem Thema überhaupt nicht beschäftigt, sondern das einfach mal schlichtweg ignoriert. Aber dazu mehr. Die typische Situation in virtuellen Teams ist, dass man oft innerhalb eines Landes weit verteilt ist oder eben über die ganze Welt verteilt ist. Teilweise sitzt da jemand ganz alleine. Teilweise hat man vielleicht drei, vier Mitglieder des Teams am gleichen Standort. Schwieriger wird es dann noch, wenn man in einer Matrix-Organisation oder in einer Matrix organisiert ist. Es gibt keine klaren Hierarchien in denen wir alle die gleiche Führungskraft haben, sondern wir sind nur innerhalb eines Projektes miteinander verbunden oder einer Aufgabe. Aber gehören zu ganz unterschiedlichen Bereichen innerhalb der Firma. Ich kann euch sagen, dass innerhalb des ganzen Themas Matrix virtuelle Teams eben auch immer mehr zur Normalität werden.

00:03:35: Mit solchen virtuellen Teams sind aber Herausforderungen verbunden und wie schon ganz am Anfang gesagt, aber auch echt etliche Vorteile. Herausforderungen gibt es viele, fangen wir mal damit an. Zum Beispiel ein unterschiedliches Verständnis der Aufgabe. Man war zwar der Meinung, habe ich eigentlich ganz klar gesagt. Aber wie es dann verstanden wird von den anderen Teammitgliedern, die eben nicht im gleichen Raum sind, das kann unterschiedlich sein. Klimazonen können tatsächlich eine Auswirkung haben. Koordination von Meetings - eine Herausforderung ist die teilweise kulturell bedingte Reaktionszeit bei der Kommunikation. Das kann ich euch versprechen. Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen. Da gibt es die unterschiedlichsten Ansätze, wie man mit diesen Bereichen umgeht. Und da gibts auch tolle Tools, wo man sie auf dem Laptop die Zeiten von der ganzen Welt anzeigen lassen kann. Man kann also nicht ganz ohne zu wissen was man tut, jemand um zwei Uhr morgens ein Meeting in den Kalender setzen. Ist mir aber schon öfter passiert. Habe ich aber auch schon umgekehrt erlebt. Dass ich um drei Uhr geladen wurde, nicht erschienen bin, wurde sich dann beschwert, bis ich darauf hingewiesen habe: “Sorry, ich sitze einer anderen Zeitzone”. Und die Technologie, die ist selbst in den größten Unternehmen immer wieder eine Herausforderung.

00:04:46: Da sind einfach nicht die gleichen Voraussetzungen gegeben von der Ausstattung der Hardware über die Software die benutzt wird, und so weiter. Man könnte eigentlich denken, das wäre mittlerweile gegessen. Aber das ist nach wie vor ein Thema: Einer Kolleginnen ist der PC kaputtgegangen, dann brauchte sie einen neuen, saß aber leider in Spanien. Der PC musste aus den USA beschafft werden und das war gar nicht so einfach. Ich weiß gar nicht, das ist jetzt während der Corona Krise passiert, ob das außerhalb der Corona Krise auch so wäre. Aber es hat schon relativ lange gedauert. Da muss man diese Mitarbeiterin oder diese Kollegin ja auch irgendwie beschäftigen, bei Laune halten, wenn die plötzlich nur noch mit dem Handy arbeiten kann. Das ist schon ein Unterschied. Lokale Einschränkungen. Vielleicht sitzt jemand in einem ganz kleinen Büro mit vier anderen Leuten. Von daher wird es schwierig, an Telefonkonferenzen oder sowas teilzunehmen. Schlechte Kommunikation, einfach die Qualität der Leitungen, also der Bandbreite und so weiter. Das kann durchaus auch zu Problemen führen, je nachdem, in welchem Land dein Kollege sitzt. Wie sieht es aus mit Sprachbarrieren? Ganz beliebt. Ein Freund hat mir mal gesagt: “Es gibt nur zwei Weltsprachen - Chinesisch und schlechtes Englisch”, da ist etwas Wahres dran. Wenn man jetzt international arbeitet, dann muss man ein Meeting machen, das nicht in der eigenen Sprache abläuft. Dann ist es für viele Leute nach wie vor so, dass man sich einfach nicht ganz so gut ausdrücken kann wie in der eigenen Sprache.

00:06:11: Wenn du in einem virtuellen Meeting sitzt mit einem Franzosen, einer Spanierin, fünf Briten, jeder mit seinem eigenen Akzent und fünf Amerikanern, dann kann das schon zur Herausforderung werden. Und zwar für alle Teilnehmer. Oder das Gefühl abgekoppelt zu sein, gerade wenn man im Homeoffice arbeitet, vielleicht nur relativ wenig Kontakt mit den Kollegen hat. Man bekommt doch längst nicht so viel mit als wenn man jetzt in einem gleichen Gebäude wäre oder sich einfach mal zwischendurch in der Kaffeeküche trifft oder an der Kaffeemaschine etc. Das sind einige der Herausforderungen, mit denen virtuelle Teams zu kämpfen haben. Aber was sind denn die Vorteile? Die besten Leute zum richtigen Zeitpunkt. Man kann ein virtuelles Team weltweit wirklich so aufstellen, dass man sich die Spezialisten zu den verschiedenen Bereichen raussuchen kann. Und hoffentlich kann man auch die Zeitzonen positiv nutzen, indem man zum Beispiel für bestimmte Märkte die Ansprechpartner zur richtigen Zeit immer zur Verfügung hat. Man kann also mehr oder weniger der Sonne folgen. Mit dem Angebot das man hat, kann man jederzeit verfügbar sein und zum Beispiel Kunden betreuen und zwar weltweit. Und das ist ein echter Vorteil von virtuellen internationalen Teams. Kosteneinsparung? Ja, aber ich meine jetzt gar nicht mal die Reisekosten und so weiter. Denn wir kennen natürlich alle auch virtuelle Teams in großen Konzernen. Zum Beispiel bestimmte Aufgaben werden nach Osteuropa ausgelagert oder nach Asien, weil einfach auch die Lohnkosten dort niedriger sind.

00:07:43: Diese Teams findet man doch sehr häufig. Flexibles Arbeiten kann einem durch das virtuelle Arbeiten ermöglicht werden. Zwar dadurch, dass man eben nicht so viel Zeit mit An- und Abfahrt und dergleichen verbringen muss. Man ist näher am Kunden dran, wenn das Team weiter verteilt ist, mehr an den Standorten der Kunden verteilt ist. Und man kann hoffentlich die Vorteile von kultureller Vielfalt nutzen. Ein besseres Marktverständnis, ein besseres Kundenverständnis, wenn man zum Beispiel im Rahmen eines internationalen Vertriebs-Teams Leute vor Ort einstellt. Meine Aufgabe ist gerade genau regional für einen Bereich Leute einzustellen und somit kulturell und auch sprachlich den Kunden näher zu sein. Die lassen sich einfach nicht von der anderen Seite des Planeten so gut bedienen und dann auch noch von einer fremden Kultur in einer Fremdsprache. Das sind nur einige der vielen, vielen Vorteile, die mit kultureller Vielfalt verbunden sein können. Soviel dazu. Diese Herausforderungen und Vorteile können sich auch extrem auswirken. Untersuchungen haben gezeigt, dass mehr als 50 Prozent der virtuellen Teams ihre Ziele nicht erreichen können und zwar aus den unterschiedlichsten Gründen. Das hängt vielleicht mit der Zusammensetzung des Teams zusammen, aber meiner Erfahrung nach vor allem mit der Führung des Teams.

00:09:02: Meiner Erfahrung nach können virtuelle Teams andererseits, die wirklich effektiv zusammenarbeiten, wo alles richtig gut klappt, im Endeffekt bessere Leistungen erbringen als Teams, die sich am gleichen Ort befinden. Es lohnt sich wirklich, sich mit diesem Thema zu beschäftigen und nicht nur irgendwie spontan ein virtuelles Team zusammenzustellen und zu sagen: “Morgen ist das erste Meeting. Los gehts!”. Man sollte sich da schon ein bisschen mehr Gedanken machen, sich mehr Zeit nehmen und die verschiedenen Aspekte bedenken, die wir jetzt in diesem Podcast besprechen. Wie schon gesagt, ich arbeite gerade in einem internationalen Kontext. Da kann das Risiko entstehen, dass sich irgendwann so Unter-Grüppchen bilden. Ja, so Deutschtümelei wäre ein Beispiel und man dann mehr gegeneinander arbeitet als miteinander. Man pflegt seine Klischees über die Amis, die Engländer, die Franzosen, was weiß ich. Man misstraut sich, man behält Informationen für sich. Man nutzt jede Gelegenheit, einander zu kritisieren, weil man sich nicht versteht. Und das sind solche Teams, die 50 Prozent, die einfach nicht funktionieren, die ihre Ziele nicht erreichen und die Mehrwert zerstören, statt irgendwelchen Wert zur Organisation beizutragen. Wir kennen alle Beispiele davon. Oder die nächste Gruppe, das sind die allermeisten Teams. Die große Mehrheit internationaler Teams weltweit macht alles gleich, und die tun so, als wenn das gar keine Vielfalt gäbe.

00:10:27: Wir sind alle gleich. Wir behandeln uns alle gleich. Das scheint ja erst mal ein positiver Ansatz zu sein. Aber das Negative dabei ist, dass oft unterschiedliche Ansätze aktiv unterdrückt werden, Konflikte verdrängt werden und man sie gar nicht früh genug angeht und somit auch jede Form von Kreativität, von neuen Ideen, von radikal anderen Perspektiven oder Perspektiven einfach nicht gehört werden, weil man sich eben ein bisschen davor scheut, wirklich mal Vielfalt, Unterschiede auch auszudrücken. Ein gut geführtes internationales Team hingegen kann hervorragende Leistungen erbringen und einfach ein besseres Team sein, indem man sich auch wohler fühlt als andere. Wichtig dabei ist es, Unterschiede ausdrücklich zu respektieren und zu nutzen. Das man Fragen stellt. Wie macht ihr das denn vor Ort? Vielleicht habt ihr eine bessere Idee. Ja, so wie wir es immer gemacht haben, so ist es am besten? Und andere Möglichkeiten gibt es nicht? Doch, schau mal, da gibt es noch eine andere Herangehensweise. Also indem man verschiedene Ansätze zulässt, kann es insgesamt sehr, sehr viel kreativer und produktiver werden. Diese Teams können echten Mehrwert schaffen. Nicht jedes virtuelle Team ist auch international, das ist mir klar. Aber viele werden es mehr oder weniger automatisch. Ich habe immer gerne in und mit virtuellen Teams gearbeitet, und es hat mir die Möglichkeit gegeben, mit den Besten der Besten zu arbeiten. Und das hat mir geholfen, mich zu entwickeln. Ein internationales Umfeld kann zwar abschnittsweise sehr frustrierend sein, aber auf lange Sicht hat es dazu beigetragen, dass mein Horizont viel weiter wurde. Das waren die Vor und Nachteile beim Arbeiten und Leiten von virtuellen Teams. Nächste Woche sprechen wir dann darüber, wie man so ein Team aufstellt bzw. was man dabei beachten sollte. Freu dich drauf! Wenn dir dieser Podcast gefallen hat, dann freue ich mich natürlich riesig darüber. Wenn du regelmäßig diesen Podcast hören möchtest, kannst du dich gerne auf meiner Seite

00:12:25: www.mitarbeiterfuehren.com für den Newsletter anmelden. Dort gibt es im Regelfall auch immer abwechselnd kostenlose Kurse zu Führungs-Trainings.

00:12:39: In diesem Sinne. Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht: Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer.

00:12:52: Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.