Wie Du ein virtuelles Team aufbaust

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00:00:01: Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht. Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer. Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.

00:00:19: Hallo und herzlich willkommen zu unserem heutigen Thema Führung virtueller Teams. Das ist der zweite Teil. Ich möchte das in drei aufeinanderfolgenden Podcasts mit euch bearbeiten. Das erste Thema war, wenn man jetzt in virtuellen Teams arbeitet, was für Herausforderungen sind damit verbunden? Und was für Vorteile hat es, in solchen Teams zu arbeiten? In dieser Folge werden wir ein bisschen praktischer und schauen uns an: wie baut man so ein Team auf? Was sollte man dabei idealerweise beachten? Im letzten Teil geht es noch um praktische Strategien für Bereiche wie Kommunikation und Führung. Seit mehr als zehn Jahren leite ich virtuelle Teams. Das hat tatsächlich immer seine eigene Herausforderung, und ich habe immer dazugelernt. Also: wie bauen wir ein Team auf, ein virtuelles? Da gibt es eine Reihe von Punkten, von Aspekten, die dabei wichtig sind. Einmal die Auswahl des Teams, die Entwicklung des Teams, der Aufbau von guten Beziehungen, der Aufbau von Vertrauen und dann auch, dass man sich über Ziele und gewisse Spielregeln innerhalb von diesem Team einigt. Zur Auswahl des Teams innerhalb eines virtuellen Teams, ist natürlich, wenn man nicht an einen bestimmten Standort gebunden ist, da hat man die Möglichkeit, eine viel breitere Gruppe von Leuten zu nutzen. Der Pool an Möglichkeiten ist einfach viel größer. Man kann sich also wirklich fragen: wo finde ich die besten Leute? Zum Beispiel in unserer Niederlassung in London? Haben wir da jemanden sitzen? Gut, eine, die absolut super ist, in diesem Bereich perfekt. Also binden wir diese Person ein, ohne dass diese Personen umziehen muss. Wir müssen uns Gedanken darüber machen, welche Anforderungen müssen wir abdecken? Haben wir in unserem Team dafür die richtigen Leute? Welche Rollen müssen erfüllt werden in diesem Team? Und wie können wir kulturelle Vielfalt am besten nutzen? Hat man dann sein Team zusammengestellt, ist es auch hier absolut wichtig, dass man das Team entwickelt. Der erste Punkt den ich hier habe ist idealerweise, sollte es wirklich ein Kick off Meeting geben, an dem auch alle face to face teilnehmen, ich weiß, es geht nicht immer,

00:02:28: aber wo es irgendwie machbar ist, sollte man ein erstes Meeting machen, bei dem man wirklich um einen Tisch herum sitzt und sich nicht nur virtuell kennenlernt. Wenn das irgendwie machbar ist, ist das sehr von Vorteil, und mehr und mehr Unternehmen gehen darauf zurück, dass man sich dann doch mal wirklich gemeinsam trifft. Es ist nicht immer nötig, aber ich glaube, wir kennen alle den Wert davon, sich wirklich mal bei einem Kaffee zu unterhalten oder dergleichen mehr. Oder nachdem das Kick off Meeting gemacht wurde oder auch in den Situationen, in denen es leider nicht möglich ist - gibt es virtuelle Teambuilding-Möglichkeiten? Aber face to face ist besser. Virtuell fängt mit ganz einfachen Sachen an. Am Anfang in einem call. Während die ersten Leute schon in der Leitung sind und noch darauf warten, dass der Rest sich einwählt, dass man da nicht einfach sitzt und wartet still, sondern schon mal ein bisschen redet über die Dinge, die stattfinden im Moment. Smalltalk. Und wenn es ein Montag ist, dann kann man auch mal übers Wochenende reden. Da sollte man sich nicht scheuen. Also haben wir ein paar private Dinge oder private Gespräche zu führen. Am Anfang einer Zusammenarbeit sollte man auch bei virtuellen Teams sich durchaus ein bisschen breiter aufgestellt vorstellen. Also nicht nur Namen und Rolle, sondern wer bin ich, was mache ich? Wie lang bin ich schon dabei? Vielleicht auch so etwas wie was sind meine Hobbys? Welche Musik mag ich oder was auch immer. Darauf kann man sich vorher einigen. Aber dass man sich auch in einem virtuellen Team ein bisschen besser kennenlernt und nicht nur auf diesen Namen am Bildschirm reduziert wird. Es gibt unterschiedliche Tools, die man hier benutzen kann. Spezielle Teambuilding-Tools für virtuelle Teams. Es gibt also interessante Lösungen, Schatzsuche und so weiter.

00:04:14: In der Anfangsphase eines virtuellen Teams würde ich wirklich stark empfehlen, dass man sich ein bisschen Zeit nimmt dafür, sich kennenzulernen und wirklich Beziehungen aufzubauen zueinander. Auch im virtuellen Team ist Training notwendig, das kann online stattfinden oder idealerweise auch face to face. Auch deine virtuellen Teams sind neue Leute, die vielleicht noch ganz und gar isoliert irgendwo sitzen, wo sie noch nicht mal einen Kollegen fragen können: wie machst du das denn? Das man recht klar definiert - Mentoring, Beziehung oder Paten definiert, die sich öfter mal um diese Person kümmern und sich austauschen, um zu sehen, ob irgendwelche Unterstützung erforderlich ist.

00:04:53: All diese Dinge, die oft in Teams am gleichen Standort ganz selbstverständlich sind, sollte man bei virtuellen Teams nicht vernachlässigen.

00:05:03: Es ist eben auch virtuell absolut machbar. Warum ist das so wichtig? Es gibt eine Untersuchung dazu, wie sich zwei Arten von Teams voneinander unterscheiden. Ein Team, das sich allein auf seine Aufgaben fokussiert hat und keinerlei Anstrengungen unternommen hat, Beziehungen im Team aufzubauen oder Teambuilding zu machen. Ein anderes Team, das sich auf die Aufgabe fokussierte, aber auch auf die Beziehungsebene konzentriert hat. Wenn man die langfristige Produktivität anschaut, stellt man fest, dass die Kurve bei dem ersten Team erstmals nach oben geht. Aber die Tatsache, dass man keine Beziehung aufgebaut hat, dass man kulturelle Konflikte nicht angeht, dazu geführt hat, dass das Vertrauen nicht mehr da ist und dann die Produktivität in diesem Team nachlässt. Wohingegen das andere Team, das sich von vornherein auf Beziehungsaufbau konzentriert hat, langfristig besser ist. Die sind vielleicht am Anfang nicht ganz so produktiv, aber langfristig sind sie auf jeden Fall das bessere Team. Das zeigt ganz klar, wie wichtig das ist. Nicht nur für das Wohlergehen der einzelnen Leute, aber auch für die Produktivität. Dass man sich wirklich um diesen Beziehungsaufbau kümmert. Um das Ganze dann ein bisschen konkreter zu gestalten, würde ich auch empfehlen, dass man so eine Team-Charta macht, dass man nicht einfach nur so zusammenkommen und sagt: los geht's. Jeder kommt mit seiner eigenen Arbeitsweise und ist dann ganz enttäuscht, wenn er oder sie damit keinen Erfolg hat. Wenn man stattdessen sich bestimmte grundlegende Dinge eines Teams vorab überlegt, kann das sehr hilfreich sein,

00:06:34: z.B. was ist überhaupt der Sinn und Zweck dieses Teams? Glaub mir, wenn man diese Frage am Anfang stellt, bekommt man durchaus die unterschiedlichsten Antworten und das ist ja nicht gerade hilfreich, wenn es um zielgerichtetes Arbeit geht. Welche Ziele verfolgen wir denn? Ebenso wichtig: welche Werte sind uns wichtig in unserem Team? Und wenn man zum Beispiel sagt, uns ist Offenheit wichtig - Offenheit ist ein Wert, der aufgedeckt wird in solchen Situationen - da muss man sich auch drüber unterhalten. Was bedeutet das denn? Was bedeutet Transparenz, Offenheit, wenn es darum geht, zum Beispiel Informationen auszutauschen: Wie viel Information halte ich zurück? Das gute alte deutsche Sprichwort, Wissen ist Macht - wie viel lasse ich jetzt wirklich raus? Wieviel gebe ich wirklich an die Kollegen weiter und wieviel nicht? Wie sieht das mit diesen Werten in der praktischen Umsetzung aus? Was für Erwartungen haben wir an die Teamleitung? Da gibt es große kulturelle Unterschiede, ob man jetzt wirklich eine relativ enge Führung gewöhnt ist, also wirklich relativ klare Vorgaben gemacht werden oder geht es mir um Unabhängigkeit und eine gewisse Freiheit. Wie verstehen wir unsere Rollen? Wenn mir jetzt eine bestimmte Rolle zugewiesen wird, was heißt es überhaupt in meinem eigenen Kontext? An meinem eigenen Standort ist es vielleicht ganz klar. Aber an anderen Standorten, in anderen Ländern dürften die Erwartungen wiederum andere sein. Wie sehen wir denn das ganze Thema Empowerment? Ist doch total super, dass es dafür im Deutschen gar kein Wort gibt.

00:08:04: Empowerment, ich weiß nicht, wie ich das übersetzen soll. Ich würde sagen, enabling ist es auch nicht. Empowerment – schreib mir eine E-Mail an kai@mitarbeiterfuehren.com und geb mir ein deutsches Wort für Empowerment, was es wirklich trifft. Ich würde mich freuen. Inwieweit darf man sich einfach die eigene Rolle ausgestalten und auch einmal über den vorgegebenen Rahmen der Rolle hinausgehen? Das sind Dinge, die man wirklich dringend vorher abklären sollte oder relativ in der Anfangsphase des Teams. Außerdem brauchen wir relativ klare Spielregeln, wenn es um das praktische Miteinander geht. Ausreden lassen, mit Namen melden. Das fliegt oft so raus in der Hitze des Gefechts, wenn es so richtig lebhaft wird. Irgendwann weiß keiner mehr - wer war das jetzt? Wer hat da jetzt gerade gesprochen? Und das mit dem Ausreden ist so wichtig, gerade wenn man vielleicht selber die eigene Muttersprache sprechen darf. Das gilt oft in vielen internationalen Meetings für die englischen Muttersprachler, die dann absolut dominant werden, weil sie einfach am besten reden können. Und wenn jemand jetzt die zweite, dritte oder vierte Fremdsprache spricht, dann ist es natürlich nicht so einfach, sich da durchzusetzen. Das ist ein ganz großes Problem, das ich immer wieder sehe und das man ansprechen muss. Während Covid-19 war es tatsächlich etwas einfacher, da alle alleine zu Hause saßen. Da haben sich die Kollegen einfach mehr zusammenreißen müssen. Die Art zu moderieren hat sich auch geändert.

00:09:37: Es bleibt also abzuwarten, ob das später wieder anders wird. Für den Fall, dass wir wieder oder Teile von uns in ein Büro gehen, aber natürlich auch im Allgemeinen der Umgang miteinander. Auch wenn wir in einem virtuellen Meeting sitzen und alle Deutsch sprechen, zum Beispiel in dem Meeting ausreden lassen. Absolut wichtig. Klare Struktur des Meetings. Noch nie war eine Agenda so wertvoll, das muss man sich auf der Zunge zergehen lassen. Und auch die Moderation bekommt plötzlich einen ganz, ganz neuen Stellenwert. Das ist anstrengend, kann ich euch sagen. Was gibt's noch? Offenheit und Wertschätzung. Respekt voreinander. Ja, die Versuchung des Multitasking zu unterdrücken. Kamera immer an. Und das ist hochinteressant. Gerade wenn man jetzt vielleicht auch eine kleinere Gruppe hat, wo man die Gesichter sehen kann. Man sieht doch, die Leute machen oft mehrere Sachen gleichzeitig. Man ist eigentlich in dieser Konferenz, in diesem call, aber man guckt auch mal schnell auf die E-Mail oder irgendwelche anderen Sachen. Die Versuchung ist riesengroß und führt natürlich dazu, dass man sich nicht so intensiv damit beschäftigt, wie man das vielleicht sonst tun würde. Wie könnten Spielregeln aussehen? Wie kommunizieren wir miteinander? Das ist eine wichtige Frage. Da geht es unter anderem darum - in manchen virtuellen Teams bekommt man abends um zehn noch so eine WhatsApp-Nachricht oder irgendeine andere Instant Messenger Geschichte. Das ist für manche Leute in manchen Kulturen ganz normal. In anderen aber gar nicht. Nehme die nicht ab.

00:11:08: Ab 19 Uhr oder so bin ich nicht erreichbar, und die Kommunikationsform ist mir auch viel zu privat, möchte ich jetzt im geschäftlichen Bereich nicht. Für andere ist das ganz normal. Das sollte man vorher besprechen. Auch wie schnell wir reagieren, was da unsere Erwartungen aneinander sind. Reagieren wir immer alle sofort oder auch im Laufe eines Tages. Ist es genug, wenn ich bis heute Abend eine Antwort bekomme? Das ist dann auch diese Grenze zwischen Erreichbarkeit und Privatleben. Wo ziehen wir die? Es gibt da riesige kulturelle Unterschiede. In manchen Kulturen muss man wirklich fast konstant erreichbar sein. In anderen wird ganz klar gesagt: nee, jetzt gehe ich nach Hause. Jetzt bin ich auch nicht mehr erreichbar. Wie frei ist der Informationsaustausch? Wie weit gehen wir da? Wie laufen unsere Meetings ab? Das bezieht sich auch wieder auf die Struktur des Meetings. Und wie geben wir uns Feedback? Haben wir dafür eine bestimmte Methode? Wie schnell machen wir das? Wie sollte das insgesamt aussehen? Das sind alles Dinge die man tun kann, um von vornherein bessere Voraussetzungen zu schaffen. Zum Beispiel Thema Zeit. Dieses Teammitglied ist das jemand, der früh aufsteht?

00:12:18: Kann man mit denen auch morgens um sieben eine Konferenzschaltung machen? Oder arbeiten die lieber spät abends? Denn es ist ja oft bei weltweiten Teams so, dass jemand dann doch mal früher als zu normalen Bürozeiten teilnehmen muss oder auch viel später. Das lässt sich leider nicht vermeiden. Aber je mehr man da den Vorlieben der Leute entgegenkommen kann, desto besser.

00:12:39: Wie sehen die Mittags-Gewohnheiten aus? Wie kann man ein Meeting um 12 Uhr zum Beispiel anberaumen? In Großbritannien ist es mittlerweile so, dass die Leute alle nur schnell mal ein Sandwich am Schreibtisch essen. In anderen Ländern geht man in die Kantine oder, wie in Spanien, da nimmt man sich wirklich Zeit zum Mittagessen. Das sollte man vorher auch ein bisschen klären, damit man sich nicht gegenseitig stört. Und gibt es irgendwelche familiären Verpflichtungen? Es gibt viele Leute, die zu einer bestimmten Zeit aufhören müssen, weil sie ihre Kinder abholen müssen, aus der Betreuung oder aus was auch immer. Darüber sollte man sich unterhalten. Räumliche Geschichten - arbeiten die Kollegen im Homeoffice oder an einem anderen Standort. Teilen sie den Raum mit anderen Leuten? Oder sitzen sie alleine? Wie lange ist der Weg zur Arbeit? Wieviel Zeit brauchen sie da? Dinge, die schon wichtig werden können, kulturell. Dass man sich über den Arbeitsstil unterhält, an die Erwartungen, über den Kommunikationsstil. Und dann gibt es noch einen breiteren Kontext wie das politische Umfeld. Es gibt Länder, in denen bestimmte soziale Plattformen nicht verfügbar sind, weil sie politisch nicht akzeptiert werden. Es gibt teilweise klimatische Geschichten, die die Leute beeinflussen können. Rechtliche Einschränkungen, Infrastruktur vor Ort, Feiertage, Fastenzeit und so weiter. Gerade bei internationalen weltweiten Teams sollte man sich doch darüber unterhalten. Ganz wichtig natürlich in einem internationalen Team ist, dass man Vertrauen zueinander aufbaut. Aber was brauchst du, um jemandem vertrauen zu können? Respektvoller Umgang und gute Kommunikation. Ich glaube, der respektvolle Umgang ist absolut zentral. Ehrlichkeit. Wir tun das, was wir sagen. Wir sind offen im Umgang miteinander. Echtes Engagement. Man hat nicht das Gefühl, dass man jetzt für alle anderen die Arbeit mitmacht, sondern dass wirklich alle auch voll engagiert dabei sind. Also wirklich wichtig, dass man das im Umgang miteinander aufbaut. Es gibt natürlich viel mehr. Wir sind für heute fertig mit diesem Abschnitt. Nächstes Mal sprechen wir dann darüber, wie man das nun aufgestellte virtuelle Team auch führt, wie man hier kommuniziert. Ich freue mich darauf. Wenn dir dieser Podcast gefallen hat, dann freue ich mich natürlich riesig darüber.

00:14:52: Wenn du regelmäßig diesen Podcast hören möchtest, kannst du dich gerne auf meiner Seite www.mitarbeiterfuehren.com für den Newsletter anmelden. Dort gibt es im Regelfall auch immer abwechselnd kostenlose Kurse zu Führungs-Trainings.

00:15:10: In diesem Sinne. Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht. Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer oder Zuhörer. Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.