Drei Gespräche, die jede Führungskraft mit ihren Mitarbeitern führen sollte

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00:00:01: Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht: Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer.

00:00:12: Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung. Heute geht es mal darum, welche drei Gespräche jede Führungskraft mit ihren Mitarbeitern führen sollte.

00:00:27: Als ich zum allerersten Mal als richtige Führungskraft tätig war, da war ich mir nicht ganz sicher, wie ich das Beste aus meinen Mitarbeitern herausholen könnte. Ich hatte auch keine Ahnung, wie ich mir meinen Respekt gewinnen sollte. Führen durch Vorbild? Fein. Aber was bedeutet das denn? Was ist denn ein Vorbild? Ich war Anfang 20 und ein Großteil meines Teams war in meinem Alter. Ehrlicherweise waren Sie fast alle älter. Wo soll ich anfangen? Wie soll ich vorgehen? Wie soll ich dieses Meeting leiten? Wonach streben sie? Was wollen sie denn selber erreichen? Was merken sie? Oder merken sie, dass ich keine Ahnung von dem habe, was ich tue. Denn man hat einfach nicht immer Ahnung von allem, was man tut. Als Fan guter Checklisten fühlte ich mich in die Rolle gedrängt, in der es weder einen Plan noch eine Checkliste gab. Bei vielen gibt's das nämlich nicht. Es gibt nicht so viele Checklisten, wie man ein Team leiten soll. Ich hatte - und damals war ich ja bei der Bundeswehr - die erforderliche Ausbildung erhalten. Aber das war ja nur ein theoretisches Konstrukt. Das hat nicht für meine Aufgabe ausgereicht. Für diejenigen, die noch den Grundwehrdienst hatten, die sich gewundert haben, dass sie unter Führungskräften gelitten haben, die die halt geführt haben, wie sie dachten, dass es richtig ist. Da kann ich sagen: Ja, das kann durchaus sein. Das kann ich auch nachvollziehen. Aber alle hatten das gleiche Grundgerüst. Die theoretische Grundlage. Aber die Theorie alleine reicht nicht. Was habe ich gemacht? Ich habe eine Unmenge von weiterer Theorie angehäuft.

00:01:56: Ich habe Bücher über Führung gelesen. Ich habe andere Führungskräfte um Tipps gebeten. Ich habe mir angeschaut, wie die das machen. Ich habe versucht, eine gute Führungskraft zu werden. Und ich habe auch angefangen, mit meinem armen, damals armen Team zu experimentieren. Im Guten wie im Bösen. So etliche Jahre und zahlreiche Fehler später habe ich herausgefunden: drei wichtige Gespräche, die ich mit meinen Mitarbeitern wirklich führen muss, damit sie erfolgreich sind. Die würde ich ganz gerne einmal mit dir teilen, denn ich hätte sie gerne damals gewusst. Das war aber nicht so. Also: drei Gespräche, die eine Führungskraft mit ihren Mitarbeitern führen sollte. Erstens: ein sogenanntes - Sorry, neudeutsch – Check-In. Das Check-In ist ein wöchentliches oder 14 tägiges Meeting, das deine Mitarbeiter bei der Problemlösung seiner wöchentlichen Aufgabe hilft und gleichzeitig Prioritäten neu ausrichten kann. In diesen Meetings – das hört sich jetzt ein bisschen martialisch an - ziehe ich die zur Verantwortung. Also, ich will, dass sie sich verantwortlich fühlen und dass sie das auch wissen. Und ich fordere auch Verantwortung ein. Ich gebe aber auch Hilfestellung, damit sie sozusagen Ihr Bestes geben können. Also, ich gebe hier zwar nicht vor, was sie machen sollen, aber ich versuche durch Fragen sie schon in die richtige Richtung zu bringen. Denn meistens wissen sie es ja schon selber, trauen sich nur nicht, den Weg zu gehen.

00:03:29: Das kann ich verstehen. Und so ein Meeting kannst du überall machen. Du kannst das am Telefon machen. Du kannst es persönlich machen. Es dauert in der Regel 10 bis 15 Minuten. Ja, du hast richtig gelesen: 10 bis 15 Minuten. Das ist ein Check-In, das kannst du jede Woche machen. Da könnt ihr einen Kaffee trinken oder spazieren gehen. Diese Gespräche geben dir einen super Einblick in den Fortschritt deines Mitarbeiters und des gesamten Teams. Man kann sagen, dass ist so ein Kalibrierpunkt. Sind wir noch auf der Spur, auf der wir beide sein wollten oder nicht? Und in diesen zehn bis fünfzehn Minuten kannst du Impulse als Führungskraft setzen, Hilfestellung geben oder andere Perspektiven oder andere Möglichkeiten eröffnen. Es gibt aber auch dem Mitarbeiter relativ locker die Möglichkeit, selber auch Fragen zu stellen. Und wenn du dich darauf vorbereiten möchtest, dann kann ich eine Agenda empfehlen, wie du eigentlich vorgehen könntest. Man geht nicht einfach los und führt das Gespräch so: Hallo, wie geht's? Wo stehst du gerade? Das ist nicht der richtige Weg, sondern nimm dir auf jeden Fall ein paar Minuten, und das ist ein bisschen untertrieben, Zeit um das, was du gesehen hast, was der Mitarbeiter in der letzten Woche gemacht hat, durchzugehen.

00:04:45: Ob du dir vielleicht etwas notiert hast und bitte den Mitarbeiter, das auch zu tun. Ich mache immer Folgendes: ich lasse meine Mitarbeiter jede Woche zum Wochenende eine Kurz-Bullet-Point-artige E-Mail schreiben: was ist denn letzte Woche Wichtiges passiert, was ich wissen müsste? Es ist keine Kontrolle, sondern es geht ausschließlich darum, was ist letzte Woche passiert, was ich wissen müsste. Und worüber würdest du gerne mit mir sprechen? Es gibt Updates, die können wir beide geben. Ich mache das auch. Und dann gibt es Arbeitsthemen. Da kannst du Probleme der vergangenen Woche besprechen. Und dann gibt es Aktionsthemen und zwar: du musst das Gespräch so beenden, dass es so etwas wie ein Follow-Up gibt. Irgendwas muss ja besprochen werden. Also Folgendes haben wir jetzt beschlossen: wir gehen jetzt mal in diese Richtung. Und das solltest du besser nicht sein lassen. Und hier schulde ich dir eine Information, die du noch gar nicht hast. Dann lass ich den Mitarbeiter das in einer E-Mail zusammenfassen und mir schicken. Nicht, weil ich so faul bin oder nicht, weil ich so viele Mitarbeiter führe, sondern ausschließlich das ich verstehe, dass er mich verstanden hat, weil er mit seinen eigenen Worten das Besprochene noch einmal kurz zusammenfasst. Das ist das eine, das sogenannte Check-In Gespräch.

00:06:05: Wo stehen wir gerade? Wo brauchst du Hilfe? Welche Informationen sollte ich haben? Wie kann ich dir weiterhelfen? Das zweite ist ein sogenanntes Entwicklungs-Gespräch. Das führen wirklich die wenigsten Führungskräfte, eigentlich fast gar keiner, mit ihren Mitarbeitern durch. Das ist wirklich seltsam, dass der Punkt Entwicklung irgendwie immer auf den Mitarbeiter ausgelagert wird. Maximal bekommt man ein Entwicklungs-Gespräch bei seinem Vorgesetzten, wenn man darum bittet. Und das ist ja tatsächlich wie eine Bittstellung.

00:06:39: Das darf so nicht sein. Ein Entwicklungs-Gespräch solltest du monatlich, aber mindestens vierteljährlich durchführen. Und du musst mit dem Mitarbeiter besprechen: wo will er denn hin? Möchte er auch Führungskraft werden? Das ist nicht immer der Fall. Möchte er Fachkraft werden? Möchte er sich zur Seite bewegen? Also möchte er inhaltlich etwas anderes machen als das, was er heute machen möchte. Das musst du mit ihm besprechen. Denn wenn du das nicht tust, der wird es so oder so tun. Die Frage ist nur, ob er es mit dir macht oder ohne dich, ob du ihm dabei helfen kannst. Der Zweck dieses Gesprächs ist es, zu erfahren, wie du ihn dabei unterstützen kannst und ihm auch zu zeigen, dass du dich für ihn und sein Leben interessierst. Das ist nämlich enorm wichtig. So ein Entwicklungs-Gespräch sollte allerdings außerhalb eines typischen Meetings stattfinden. Ich habe es sehr oft beim Mittagessen gemacht. Und wenn das Wetter schön war und es hat nicht geregnet, sind wir spazieren gegangen. Man kann es auch beim Kaffee machen. Es gibt genug Kaffeehauskette. Je nachdem, wo das Büro ist, wo man sich sehr unkonventionell und entspannt treffen kann. Und wenn du dir diese Zeit mit deinem Mitarbeiter nimmst, zeigst du ihnen, dass dir ihre Zukunft am Herzen liegt. Und du schaffst die Basis dafür, dass du der Coach für ihre Entwicklung sein kannst. Drei Fragen gibt es auch hier, die du mitnehmen kannst, die du im Kopf halten kannst. Nämlich: welche Fähigkeiten möchtest du denn eigentlich entwickeln? Wie willst du wachsen? Wo soll es hingehen?

00:08:08: Und ganz wichtig: kann ich dir helfen? Wie kann ich dir helfen zu wachsen? Das letzte sehr leidige Gespräch, das im Regelfall einmal im Jahr ist, und einmal im Jahr ist absolut falsch, ist die Leistungsbeurteilung. Auch das wird von Führungskräften viel zu selten vorgenommen. Die sollte vierteljährlich oder halbjährlich stattfinden. Du darfst es natürlich nicht jede Woche oder jeden Monat machen. Das macht ehrlicherweise keinen Sinn, weil manchmal braucht eine Entwicklung auch eine Leistung zu erbringen, einen gewissen Zeitraum. Aber es einmal im Jahr, nämlich meistens am Ende des Jahres oder am Anfang des Jahres durchzuführen, rückblickend für zwölf Monate, ist keine gute Idee. Warum ist es wichtig? Naja, man muss schauen, dass der Mitarbeiter Feedback bekommt, ob er das geleistet hat, was ihr vereinbart habt oder was du glaubst, was er hätte leisten sollen. Wie bewegt sich denn zum Beispiel die Leistung im Vergleich zu den, wenn es Quartals-Ziele gibt, zum Quartals Ziel oder auf die langfristigen Ziele zu? Sind die langfristigen Ziele auch noch erreichbar? Oder sind wir schon, wie es so schön heißt, auf Track? Es ist auch ein Zeitpunkt, um das Wachstum in Richtung der aktuellen Ziele zu beurteilen. Kommen wir da an, wo wir hinkommen wollen, Ziele anzupassen oder auch zukünftige Ziele festzulegen. Es ist natürlich auch wichtig, dass du bereits vor dem Gespräch überprüfst, ob die Ziele erreicht wurden. Die Leistungsbeurteilung ist somit eine wirkungsvolle Möglichkeit für dich und deinen Mitarbeiter, the big picture, also ein Gesamtbild zu betrachten, indem du einfach aus diesem wöchentlichen Arbeitstrott heraustrittst und versuchst, ein objektives Feedback zu seinem Wachstum oder zum Wachstum und zu den Zielen gibst.

00:09:52: Ich gebe dir mal ein paar Beispiel-Fragen, die ich aufgestellt habe. Was sind denn bedeutende Leistungen aus dem letzten Quartal? Und zwar deine, dass der Mitarbeiter reflektiert. Was ist denn eigentlich nicht geplant wie gelaufen? Was ist passiert? Und wenn es nicht geplant ist wie gelaufen oder wie du gedacht hast, was hast du denn daraus gelernt? Worauf willst du dich im nächsten Quartal konzentrieren? Und dann immer finde ich wichtig: was kann ich tun, um dich besser zu unterstützen, dass du deine Ziele erreichst? Für jemand, der zum ersten Mal als Führungskraft tätig ist, kann die Frage, was man mit seinem Team tun soll oder wo man anfangen soll, was notwendig ist oder wie man es tun soll, sehr verwirrend oder überwältigend sein.

00:10:33: Wir verlieren uns oft in diesen subtilen, aber deutlichen Unterschieden zwischen der Rechenschaftspflicht der Mitarbeiter, dem Entwicklungs-Feedback oder der Leistungsbeurteilung, also den drei Sachen, die ich oben angesprochen habe. Und zwar ohne Struktur. Und wenn du das ohne Struktur machst, dann wirst du keine dieser Aufgaben, keines dieser Gespräche richtig durchführen. Du musst die Rechenschaftspflicht von dem Entwicklungsfeedback und der Leistungsbeurteilung trennen, zeitlich und räumlich.

00:11:00: Ziel dieser Checkliste in diesem Fall, die ich dir gegeben habe, sind diese drei Sachen: ein Check-In, ein Weiterbildungs-Meeting und die Leistungs-Analyse und das in getrennten Meetings. Dadurch schaffst du ja nicht nur Klarheit für dich, sondern auch für deinen Mitarbeiter, weil der zwischen kurz, mittel und langfristig unterscheiden kann. Wenn du also diese Checkliste, diese Art und Weise, so die Meetings durchzuführen, nutzt, dann kannst du dich fokussieren und gleichzeitig deinen Mitarbeitern bei ihrem Wachstum super gut helfen. In diesem Sinne viel Erfolg dabei.

00:11:37: Wenn dir dieser Podcast gefallen hat, dann freue ich mich natürlich riesig darüber. Wenn du regelmäßig diesen Podcast hören möchtest, kannst du dich gerne auf meiner Seite

00:11:46: www.mitarbeiterfuehren.com für den Newsletter anmelden. Dort gibt es im Regelfall auch immer abwechselnd kostenlose Kurse zu Führungs-Trainings.

00:12:00: In diesem Sinne. Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht. Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer.

00:12:12: Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.