Remote Work: Wie du in der neuen Welt des Arbeitens Erfolg hat

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00:00:01: Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht. Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer.

00:00:12: Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.

00:00:18: Heute geht es um Remote Work und wie man innerhalb der Remote Work erfolgreich arbeitet. Das ist etwas, was ich schon seit nahezu zehn Jahren immer wieder regelmäßig mache und selten ein Büro habe, selbst wenn ich irgendwo angestellt gewesen bin. Denn wir haben jetzt gelernt: mit dem Reiseverbot, der Schließung vieler Büros rund um den Globus sind Tausende von Unternehmen, Millionen von Menschen, nach wie vor gezwungen, aus der Ferne Remote zu arbeiten. Und Unternehmen und Angestellte müssen beide ihre Komfortzone verlassen, um nicht nur herauszufinden, wie es ist von Zuhause zu arbeiten, sondern wie man neue Technologien nutzt, wie man sich anpasst und wie man so innovativ sein kann. Wir sind nämlich viel widerstandsfähiger, als wir uns selbst zutrauen. Eine Situation wie diese zwingt uns zur Innovation. Vielleicht hast du inzwischen erkannt, dass das Homeoffice und Remote Work, auch wenn es am Anfang schwerfällt, in vielen Fällen effizienter und effektiver sein kann als die herkömmliche Arbeitsweise. Vorausgesetzt natürlich, es wird gut umgesetzt. Als Folge unserer Krise hier wird sich wahrscheinlich die Arbeitsweise vieler Unternehmen für immer verändern. Wenn ich es richtig gelesen habe letzte Woche, dann hat Google entschieden, dass alle Mitarbeiter weltweit mindestens bis zum Sommer 2021 zu Hause oder von zu Hause aus arbeiten können. Das ist wirklich ein Einschnitt auf die bisherige standardisierte Struktur der Arbeitszeit, die von 9 bis 17 Uhr galt oder gilt. Dass ist ein traditionelles System und kommt natürlich aus den Zeiten der industriellen Revolution. Es hat auch keinen Grund gegeben, daran zu rütteln. Das war ja auch so bequem. Unser ganzes Leben ist danach ausgerichtet. Kinder in die Schule bringen, vom Kindergarten abholen, einkaufen, Öffnungszeiten, Mittagspausen von Läden. Aber jetzt hinterfragen wir es. Und die Frage, die noch viel wichtiger ist, als diese Arbeitsweise zu hinterfragen ist: was ist der richtige Weg?

00:02:22: Wie können wir und unser Unternehmen in dieser neuen Welt dieses Arbeitens denn überhaupt erfolgreich sein? Da möchte ich gerne ein paar Tipps um bewährte Methoden der vergangenen zehn Jahre bei der Leitung eines Remote Teams zum Besten geben. Also das Allerwichtigste ist, wenn du diesem Podcast folgst, remote oder nicht remote: entwickle eine klare und eindeutige Strategie. Jetzt habe ich sehr, sehr oft gehört von Teamleitern und Abteilungsleitern: aber ich bin ja nicht der Chefstratege der Firma. Es kann doch nicht meine Aufgabe sein, dass ich jetzt eine klare und eindeutige Strategie für mein Team entwickle. Doch kann es. Muss es - mehr denn je.

00:03:04: Denn im Homeoffice brauchst du das. Ohne eine klare Strategie

00:03:08: können sich Mitarbeiter im Home-Office im Zweifelsfall vom Zweck oder der Mission deiner Unternehmung abgekoppelt fühlen.

00:03:16: Du solltest also mit deinen Mitarbeitern gemeinsame Ziele, kurzfristige Deadlines und klare Erwartungen an den jeweils anderen festlegen, sodass alle Parteien auf dem Weg zu langfristigen Zielen auch im Zielkorridor bleiben.

00:03:33: So kann man den Fortschritt besser kontrollieren, Probleme schneller beheben und das Team regelmäßig zur Rechenschaft ziehen. Wohlgemerkt, das ist nicht so einfach. Das stelle ich natürlich auch fest. Das kann man nicht mal eben so aus dem Ärmel schütteln. Das ist schon schwierig genug, wenn man das macht, wenn man sich jeden Tag sieht im Büro und wenn man einen Meeting-Raum zur Verfügung hat. Aber ein Leitbild, Werte, eine Vision für das Team zu entwickeln, ist auch remote möglich. Ganz wichtig: konzentriere dich auf das Ergebnis und zähle nicht die Stunden. Verabschiede dich einfach von dem Gedanken, dass jemand von 9 bis 17 Uhr online erreichbar sein muss. Ja, es ist frustrierend. Ich habe es auch in den letzten Monaten erlebt. Es ist so schön angenehm, wenn man immer auf die Mitarbeiter zugreifen kann. Aber ehrlicherweise: es ist nicht förderlich. Es ist ätzend, wenn ich um 12 Uhr eine E-Mail schreibe und um 16 Uhr keine Antwort habe, ich die aber irgendwie dringend brauche, aber ich den Mitarbeiter weder per E-Mail, per WhatsApp, per iMessage, per SMS, per Telefon erreiche. Da er gegebenenfalls oder wie in meinem Fall in einem anderen Bundesland sogar wohnt, kann ich auch nicht einfach mal vorbeifahren. Ich muss mich darauf konzentrieren, die Arbeit nach der zu erbringenden Leistung und einzuhaltenden Deadlines, wie soll ich sagen, zu bewerten und zu managen. Wenn du also Ziele und Ergebnisse festlegst, dann mach dir die Mühe und denke an den Beitrag jedes einzelnen Teammitglieds aber nicht an die dafür aufzuwendende Zeit. Jeder arbeitet nämlich in seinem eigenen Tempo und auch zu einer bestimmten Tageszeit besser oder schlechter. Du musst also Verständnis und Kenntnis dafür entwickeln: wie funktioniert dein Team? Man kann Ziele smart vereinbaren und das hilft in der remoten Arbeitswelt besonders. Falls du smart noch nicht gehört haben solltest: es erlebt gerade eine kleine Renaissance. Smart ist nur die Abkürzung für spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. Wenn du also Ziele vereinbarst mit deinen Mitarbeitern und mit deinem Team,

00:05:41: also man kann auch smarte Team-Ziele vereinbaren, dann wissen alle, was sie bis wann liefern müssen. Und du hast auch die Checkpoints eingebaut, die notwendig sind, damit du ruhig schläfst. Denn das ist schon in Ordnung, dass man natürlich nicht sagt: okay, wir wollen in drei Monaten was launchen. Und nach drei Monaten kommst du um die Ecke und schaust mal nach, wo sie denn stehen. Das ist ja nicht Führung. Und das ist natürlich auch nicht das, was ich hier propagiere. Ganz wichtig: man kann nicht zu viel kommunizieren. Da du nicht alle Mitarbeiter im Büro siehst, sind Small Talks und kleine Scherze, schnelle Fragen beim Remote Work schwerer umsetzbar.

00:06:22: Du hast E-Mails, Slacks, SMS – die können zwar den Austausch fördern, sind aber nicht optimal, wenn man komplexere Probleme lösen muss.

00:06:31: Außerdem kommen sie nicht an die gleiche Art von zwischenmenschlichem Kontakt heran, den man bei einer kleinen Plauderei im Gang erhält. Merke: wenn du wieder ins Büro gehen darfst oder zeitweise bist, das in der Kaffeeküche sich Austauschen scheint doch nicht eine Verschwendung von Arbeitszeit zu sein. Das stellen wir doch alle fest. Also um diese Barrieren zu überwinden, musst du noch härter daran arbeiten, die Kommunikation unter deinen Teammitgliedern aufzubauen und vor allen Dingen aufrechtzuerhalten.

00:07:03: Und jetzt meine ich nicht die Kommunikation von dir mit deinem Mitarbeiter, sondern den Mitarbeitern untereinander. Einen Rahmen, eine Möglichkeit geben, sich auszutauschen. Die machen das selber nämlich nicht immer. Kaffee-Chats kann man einrichten.

00:07:17: Also wir haben unser Daily jetzt jeden Tag einfach verlängert um mindestens 15 bis 20 Minuten. Was machen wir da? Wir quatschen tatsächlich. Wir reden. Was ist gestern Abend passiert, was lief im Fernsehen? Was hast du gemacht? Was machen die Kinder? Was ist heute? Also neben dem normalen Daily einfach Smalltalk machen im Team jeden Tag. Das haben wir uns gewünscht. Das ziehen wir jetzt schon seit Monaten durch, und das funktioniert hervorragend. Man kann virtuelle Happy Hours oder gemeinsame Mittagessen organisieren. Also einmal in der Woche findet ein Mittagessen-Hangout statt. Wir essen gemeinsam remote, sind aber vor dem Bildschirm und können uns darüber unterhalten. Einfach, um die sozialen Kontakte aufrecht zu erhalten. Und ganz, ganz wichtig: versuche, nicht jedes Problem mit einer E-Mail zu lösen. Das war schon vor Corona eine schlechte Idee, bevor du remote gearbeitet hast. Jetzt ist es eine noch schlechtere Idee. Nimm den Hörer in die Hand, führe einen Video-Anruf durch, erkläre das Problem persönlich und vor allen Dingen, wenn es eins gibt, lass es nicht vor sich hin gären. Je länger man sich nicht sieht, desto größer die Chance, dass man vergisst, dass am anderen Ende der Leitung oder am anderen Ende der E-Mail ein Kollege von dir sitzt, und zwar jemand, mit dem du zusammenarbeitest und nicht gegeneinander arbeiten solltest.

00:08:45: Du als Vorgesetzter: stelle klare Erwartungen Die Teammitglieder müssen sowohl ihren Kollegen als auch ihren Managern, also dir gegenüber zeitnah Rechenschaft ablegen.

00:08:57: Das musst du aber nochmal klar machen. Es sollte Regeln für die Kommunikation geben, um die Transparenz, aber auch die Reaktionsfreudig zu fördern. Wenn ihr alle euch darauf geeinigt habt, eine E-Mail wird innerhalb von 24 Stunden beantwortet, dann kannst du die Uhr nach stellen, und der andere weiß: von mir wird jetzt eine Antwort erwartet. Eine Antwort könnte zum Beispiel auch sein: jawohl, ich habe diese E-Mail erhalten und werde sie in folgender Frist beantworten. Diese Transparenz ist absolut notwendig, weil dann weißt du, das ist ja nichts anderes als Managing-Expectations, ja er hats bekommen. Das hilft schon mal, weil ich sitze zu Hause und weiß, er hat das jetzt gelesen. Und nicht: ist er schon weg und liest er es erst morgen? All diese Dinge sind viel besser, wenn man z.B. vereinbart hat,

00:09:46: innerhalb von drei Stunden oder vier Stunden sollte bestätigt werden, dass man den Auftrag gelesen hat und dann mit einer Antwort zu rechnen ist. Also wann mit einer Antwort der E-Mail, also des Inhaltes, zu rechnen ist. Vor allen Dingen: was macht man denn wirklich, wenn jemand abwesend ist? Wie gehst du denn damit um im Team? Dafür muss es Backup Pläne für solche Probleme geben. Wenn jemand zum Beispiel offline ist, wer kann dann einspringen, wenn es wirklich dringend ist? All diese Dinge sollten im Team vorher besprochen werden. Ganz wichtig: trefft euch regelmäßig. Jetzt wirst du lachen. Wie sollen wir uns treffen? Ja, man kann das auch. Tatsächlich hab ich das hier oben einmal kurz angesprochen. Wenn du so eine Atmosphäre von Kollegialität, Teamgeist, das Gefühl, Teil einer größeren Mission zu sein schaffen willst, musst du besonders bei Remote Work regelmäßige Team-Meetings abhalten. Jede Woche. Und plane in den Teams Zeit für Smalltalk ein. Immer. So wie ich es dir vorhin erklärt habe, wie wir das beim Daily zum Beispiel machen. Wir haben jetzt auch eingeführt, dass wir vor jedem Meeting ein Kahoot machen.

00:11:01: Kahoot – da werde ich dir den Link in diesem Podcast geben, ist eine ziemlich coole Seite. Da kannst du sogenannte Quizzes machen oder Umfragen. Wir machen immer vier, fünf Fragen pro Meeting. Das hebt tatsächlich die Stimmung. Man lernt mal was. Das ist ganz witzig. Die Fragen können reihum im Team besprochen werden. Ich werde den Link zu in die Shownotes reinmachen. Wenn es um wichtige Nachrichten oder über Leistungen deines Unternehmens geht, sowohl die guten als auch die schlechten oder Neuigkeiten über wichtige Firmeninterna,

00:11:39: wenn du das mit deinen Mitarbeitern regelmäßig, und zwar wöchentlich teilst, dann gehen die die extra Meile, dann sind sie involviert und die werden dir und dem Unternehmen mehr zum Erfolg verhelfen. Die sind einfach Teil des Teams, als wenn sie irgendwo vergessen werden. Und die Mitarbeiter im Homeoffice, die sollten, auch wenn ihr wieder alle im Office seid oder zum Teil im Office seid, Teil dieser Treffen sein.

00:12:06: Wie gesagt, ich mache das ja schon seit fast zehn Jahren, und sehr häufig muss ich mich in die Meetings, die ich teilweise selber leite, auch einwählen, weil die Mitarbeiter an einem anderen Standort arbeiten als ich wohne und ich nicht die ganze Zeit durch die Republik oder durch Europa pendeln möchte. Und das geht relativ gut. Du darfst ja nicht vergessen, und die Art und Weise, wie du Menschen in einem remote Umfeld in einem Meeting integrierst, darüber habe ich ja schon eine ganze Reihe von Podcasts gemacht. Habt Spaß zusammen, wie vorhin schon erwähnt mit Kahoot. Ein Lachen, einfach Spaß haben, ist immer ein wirksames Mittel zum Aufbau von Teamgeist, einer Kultur der Zusammenarbeit. Dafür ist en zwangloses Beisammensein absolut notwendig. Insbesondere in Remote Teams ohne Büro können sich Mitglieder auf diese Weise besser kennenlernen. Da gibt's eine Reihe von Icebreakern. Also kleine Kennenlernen-Spiele, die kann man alle online und remote durchführen. Es machen nur so wenige, aber es dauert auch nur zehn Minuten. Du musst diesen Wegfall des Treffens in der Kaffeeküche kompensieren. Wenn die Phase oder die derzeitige Phase der zwangsläufigen Remote Work komplett vorbei ist,

00:13:28: Da werden viele Mitarbeiter die Leichtigkeit und die Effizienz des Home-Office genossen haben und es vermissen. Und das dann durchzusetzen, wie das bei Google der Fall ist, dass die Unternehmen eine flexiblere Home-Office Politik haben werden, das wird kommen. Da solltest du nicht auf der Strecke bleiben, da kannst du jetzt schon drüber nachdenken, wie du eine fördernde, produktive und unterstützende Arbeitsumgebung für dein Team schaffen kannst. Wenn du deinen Mitarbeitern nämlich die Flexibilität bietest remote zu arbeiten, ist das nicht nur ein Gewinn für die Mitarbeiter, es ist eine Notwendigkeit in der neuen Arbeitswelt. Und in dieser neuen Welt musst du als Unternehmensführung, als Teamleiter, als Führungskraft effektiv agieren und du musst bereit sein, dein Team auch remote jederzeit leiten zu können. Wenn dir dieser Podcast gefallen hat, dann freue ich mich natürlich riesig darüber. Wenn du regelmäßig diesen Podcast hören möchtest, kannst du dich gerne auf meiner Seite

00:14:28: www.mitarbeiterfuehren.com für den Newsletter anmelden. Dort gibt es im Regelfall auch immer abwechselnd kostenlose Kurse zu Führungs-Trainings.

00:14:42: In diesem Sinne. Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht. Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer.

00:14:55: Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.