Wie du die Zusammenarbeit deines Teams neu gestaltest

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00:00:01: Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht.

00:00:06: Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer.

00:00:12: Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.

00:00:18: Wie du die Produktivität deines Teams steigerst. Bis vor kurzem hatte ich noch nie darüber nachgedacht, dass der “Satz Deine Augen sind größer als dein Mund” bei der Arbeit gilt. Aber, dass wir denken, wir können mehr tun, als wir tatsächlich können, ist ziemlich aktuell. Was machst du also, wenn du merkst, dass du eigentlich nicht alles tun kannst, was du tun musst? Zumindest nicht auf dem Niveau, dass du glaubst, die Aufgabe verlangt. Ja, da musst du mal darüber nachdenken, wie du arbeitest. Wenn du dir also alle Ziele für dein Team genau angesehen hast und entschieden hast, dass du aber wirklich rein gar nichts priorisieren oder vielleicht sogar streichen kannst, dann musst du wohl einen anderen Weg gehen, um zum Ziel zu kommen. Dieser Weg könnte sein, mal tiefer zu schauen, wie denn dein Team arbeitet. Es gibt ein recht spannendes Buch von Steven Covey dazu. In diesem Buch spricht er von sieben Gewohnheiten. Ich habe das mal in den Shownotes zu Amazon verlinkt. Ich weise nochmal gerne darauf hin, die bezahlen mich nicht dafür. Ich mache das, damit du es schneller findest. Ich bekomme also kein Geld dafür, dass ich dieses Buch promote, was ich auch gar nicht tue. Ich will es hier nur erwähnen. Also, er spricht von sieben Gewohnheiten und eine dieser Gewohnheiten ist: die Säge schärfen. Ich mag diesen Spruch. Ich hab den das erste Mal vor 10 Jahren gehört.

00:01:45: Ich weiß es gar nicht genau. Ich glaube, es waren 10 Jahre. Da hat mir ein Coach, ein Trainer gesagt, dass wir alle mal innehalten müssen als Team. Wo müssen wir die Säge schärfen? Also Stephen Covey erklärt, dass man sich um sich selbst kümmern muss, damit man in der Lage ist, seine beste Arbeit zu leisten. Und er bezieht sich damit auf ein berühmtes anonymes Zitat. Denn ein Holzfäller wurde einmal gefragt: “Was würdest du tun, wenn du nur 5 Minuten Zeit hättest, um einen Baum zu fällen?”. Klar, der Holzfäller antwortet: “Ich würde die ersten 2,5 Minuten damit verbringen, meine Axt zu schärfen.”. Sowohl Covey als auch der Holzfäller wissen also, wie wichtig es ist, eine Aufgabe überhaupt zu erledigen. Aber wir können eine Aufgabe nicht erledigen, wenn wir nicht entweder vollständig erholt sind, also ausgeruht, oder das richtige Werkzeug haben. Wir können also weder effektiv noch effizient sein, wenn wir uns nicht die Zeit nehmen, über unsere Arbeitsweise nachzudenken. Bei so vielen Aufgaben, die du jeden Tag zu erledigen hast, kannst du leicht das Gefühl haben, dass du keine Zeit hast, innezuhalten und nachzudenken. Und da spreche ich noch gar nicht von dem Change-Prozess, der notwendig ist. Wenn du anfängst, Prozesse neu zu gestalten, aber am Ende des Tages ist es genau das, was du tun musst. Du musst immer auf dem neuesten Stand sein, sonst wirst du langfristig nicht erfolgreich sein können.

00:03:15: Nimm dir die Zeit, die Arbeitsweise oder die Art und Weise, wie dein Team arbeitet, mit deinem Team gemeinsam zu analysieren. Darauf basierend passt du dann die Arbeit an. Du wirst nicht nur effizienter und effektiver sein, sondern deine Teammitglieder werden sich auch stärker engagieren. Warum? Weil sie mehr Einfluss darauf haben, wie die Arbeit erledigt wird. Zuerst ist es wichtig zu verstehen - wo steht dein Team denn? Natürlich braucht ihr dafür ein gemeinsames Verständnis. Analysiert, was die meiste Zeit in Anspruch nimmt. Das ermöglicht es euch, die Arbeitsbereiche mit dem größten Rationalisierung-Potenzial zu identifizieren. Mal ein Beispiel: wenn es euch gelingt, 10 Prozent effizienter bei einer Aufgabe zu werden, die in der Regel 10 Stunden in der Woche dauert, dann spart ihr eine Stunde, um das gleiche Ergebnis bei einer Aufgabe zu erzielen, die nur zwei Stunden pro Woche in Anspruch nimmt. Da musst du schon eine Effizienzsteigerung von 50 Prozent erreichen. Konzentrier dich also auf die dicken Brocken. Bevor du ein Meeting zur Neugestaltung eines Prozesses einberufst, solltest du jedes Teammitglied bitten, die Zeit, die es für verschiedene Aufgaben aufwendet, abzuschätzen. Und man kann das gut mit einem Googel oder einem Excel Sheet machen. Ich denke mal, zwei Wochen kann man dafür sich schon Zeit nehmen. Dann entscheide wieder die Aufgaben nach Aktivitäten z.B.

00:04:41: E-Mail, Meetings, Recherche usw.. Projekte oder Verantwortung z.B. Social-Media Anhänger gewinnen, Kundenbeziehungen pflegen, Vertrieb, Kunden anrufen usw. aufteilst. Sammle dann die Ergebnisse und präsentiere sie gesamtheitlich. Nur so kann das Team den prozentualen Anteil, der für die verschiedenen Aktivitäten aufgewendeten Zeit sehen. Hilf deinem Team dabei, kreativ über inkrementelle und transformative Veränderungen nachzudenken. Das machst du, indem ihr euch darüber austauscht, wie man die Produktivität verbessern kann. Ich hab da mal eine Liste zusammengestellt, die verschiedene Ansätze hat, wie man so eine Analyse vorantreiben kann. Als erstes: gruppiere ähnliche Aktivitäten. Standardisieren ist immer gut. Entwickle Vorlagen um einfachere und konsistente Aktion zu unterstützen. Zeit reservieren, die Zeit für eine bestimmte Aktivität begrenzen. Training? Na klar. Entwickele mal deine Fähigkeiten. Nur wenn du es kannst, kriegst du es hin. Automatisieren. Nutze jegliche Technologie, um einen Teil der Arbeit für dich zu erledigen. Ersetzen. Ersetze eine Aktivität oder einen Prozess durch eine ebenso effektive oder weniger ressourcen-intensive Aktivität. Delegieren. Immer gut, die Aufgabe einer anderen internen oder externen Ressource zuzuweisen. Rotieren. Man kann die Verantwortung auf mehrere Mitarbeiter verteilen. Klar, reduzieren. Verringere die Anzahl der Male, die du eine Aufgabe erledigst. Und Erholung. Richtig gut ernähren, schlafen, essen, Bewegung und immer um Hilfe bitten. Bei einem Team bin ich einmal wie folgt vorgegangen und die Ergebnisse waren wirklich transformativ. Wir stellten frühere Annahmen in Frage und identifizierten Möglichkeiten, die unsere Arbeitsweise auf den Kopf stellen würden.

00:06:35: Hier ist, was wir im Laufe von zwei Stunden getan haben. Also wir haben uns zwei Stunden zusammengesetzt nach der Analyse und haben überlegt, was machen wir denn jetzt. Als erstes: ausrichten. Die ersten paar Minuten haben wir damit verbracht, die Ergebnisse unserer Zeiterfassung zu verstehen und zu bewerten. Anschließend wussten wir, was wir innerhalb dieses Meetings angehen wollten und was nicht. Da es sich um ein Vertriebs-Team handelte, gab es einige Aktivitäten, die fast jeder machte oder auch im Team machen konnte. Es gab aber auch andere, die einen Spezialisierungsgrad oder besondere Erfahrung erforderten. Wir haben uns darauf geeinigt, uns darauf zu konzentrieren, die Aktivitäten zu rationalisieren, die von allen Teammitgliedern gleichermaßen erledigt werden und auch können. Diese machten auch einen guten Prozentsatz des gesamten Arbeitspensums aus. Zweitens. identifizieren. Wir haben jeder Aufgabe ein eigenes Flipchart zugeordnet und im Raum aufgehängt. Darauf folgten dann 10 Minuten stilles Brainstorming. Und wir schrieben die Antworten auf die folgenden zwei Fragen auf Post-its. Wenn dein Team remote ist, dann kannst du das auch super auf einem Trello Board oder in Google Docs tun. Erste Frage: aas funktioniert derzeit gut, was wir nicht ändern wollen und wovon wir lernen können? Und zweitens: was funktioniert nicht? Welche Punkte gibt es, die mehr Zeit brauchen oder mehr Zeit, als sie eigentlich brauchen sollten?

00:08:10: Welche Prozesse sind übermäßig kompliziert? Drittens: klären.

00:08:16: Jede Person hat ihre Post-its auf den entsprechenden Flipcharts gepostet. In der Gruppe gingen wir dann die einzelnen Flipcharts ab. Dann konnten die Mitarbeiter alle Informationen lesen und klärende Fragen stellen. Viertens: vorstellen. Nachdem wir alle Flipcharts durchgegangen waren, suchte sich jedes Teammitglied einen Punkt aus, für den sie eine Lösung hatte. Dieses Team war groß. Bei einem kleineren Team sollten sich die Mitarbeiter zwei oder drei Punkte auswählen. Die Punkte, die sie auswählten, mussten allerdings nicht in direktem Zusammenhang mit ihrem Arbeitsbereich stehen. Meine Aufgabe war es, Denkanstöße zu geben. Wie wird die Arbeit in anderen Teams oder bei anderen Firmen, die sie erlebt haben, durchgeführt? Gibt es andere oder ähnliche Prozesse, Verfahren oder Richtlinien, die man kopieren oder adaptieren kann? Fünfter Punkt: vorstellen. Nach ein paar Minuten Nachdenken stellte jede Person ihre Idee oder Ideen der Gruppe vor. Sie wurden gebeten, den von ihnen gewählten Punkt und ihre Lösung zu erläutern. Es ging nur ums Zuhören, ohne zu urteilen. Es konnten nur klärende Fragen gestellt werden. Keine Diskussion, ob es Sinn macht oder nicht. Sechstens: entscheiden. Während die Mitarbeiter ihre Ergebnisse vorstellten, fasste ich die Punkte und Lösungen auf einem Whiteboard zusammen. Nachdem alle Ideen aufgenommen waren, stimmte die Gruppe ab und identifizierte die vier besten Ideen, die weiterverfolgt werden sollten. Siebtens: entwickeln. Wir begannen, die Ideen mit Leben zu füllen, indem wir in kleinen Gruppen arbeiteten. Folgende Fragen beantworteten wir dabei: Erstens - welche Punkte genau versuchen wir zu lösen? Wie sieht dann die Lösung aus? Welche Ressourcen werden benötigt? Welche Fragen müssen beantwortet werden? Oder welche Informationen müssen gesammelt werden? Was sind die nächsten Schritte? Am Ende der zwei gemeinsamen Stunden hatten wir konkrete Schritte, um unsere Ideen voranzubringen. Es war klar, dass wir uns befähigt fühlten, Prozesse und Prozeduren zu designen, die für uns oder für unser Team am besten funktionierten.

00:10:21: Manchmal entstehen top Ergebnisse durch völlig neu erfundene Arbeitsweise und ein anderes Mal ist die Veränderung nur minimal. In jedem Fall hilfst du das Potenzial, dutzende von schlechten Punkten zu eliminieren und hunderte von Stunden zu sparen. Und das alles, ohne notwendigerweise zu viel Zeit aufwenden zu müssen. Im Fall meines Teams war eine Lösung ein zeit- und kostenintensives Unterfangen, aber viele der Ideen waren preiswert und erforderten nur ein paar Stunden Zeit und gute Kommunikationsfähigkeiten. Z.B. arbeitete eine Gruppe an folgendem Thema: naja, Kunden kennzeichnen grundsätzlich jede Anfrage als eilig. Das verleiht den Anfragen natürlich eine Komplexität und Dringlichkeit, die sie eigentlich gar nicht brauchen. Die Lösung: wir haben eine Reihe von Kriterien entwickelt, die eine Anfrage wirklich als dringlich qualifiziert. Natürlich haben wir das auch dem Kunden gegenüber kommuniziert, dass das nicht so dringlich ist und wie sie denn beantwortet werden, damit sie verstehen und auch entsprechend planen können. Es gibt natürlich keinen perfekten Zeitpunkt, um Prozesse und Arbeitsweisen deines Teams zu analysieren und zu ändern. Somit kannst du auch gleich damit anfangen. Was sind die Schwachpunkte, die du ignoriert hast? Mit welchen Problemen hat dein Team zu kämpfen? Vor allem, weil ihr zu sehr mit der Arbeit beschäftigt seid, anstelle euch die Zeit zu nehmen, sie endlich anzugehen. Welche Annahmen habt ihr getroffen, die in Frage gestellt werden sollten? Wenn du jetzt eine Idee hast, was du künftig in deinem Führungsverhalten besser machen kannst, dann hat sichs gelohnt. Aber hey, vom Zuhören wird man noch lange keine bessere Führungskraft. Also einfach mal vorbeischauen bei mitarbeiterfuehren.com und nachlesen, weitere Infos holen und wirklich in der Praxis umsetzen.

00:12:13: Mitarbeiter führen. Dein Team. Deine Pflicht.

00:12:17: Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer.

00:12:23: Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.