Virtuelles onboarding - garantiert erfolgreich

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00:00:01: Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht.

00:00:06: Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer.

00:00:12: Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.

00:00:18: Heute geht es mal um erfolgreiches virtuelles Onboarding. Und ich kann nicht sagen, dass ich bisher wahnsinnig oder zu Beginn auch sehr erfolgreich virtuell ongeboared wurde. Es gab eine Zeit vor der Pandemie und ich hoffe es gibt auch eine Zeit nach der Pandemie. Momentan sind wir in der Pandemie. Also vor der Pandemie hab ich einen Mitarbeiter ongeboarded, aber kaum war er da, sind wir auch schon in den Lockdown gegangen. Das heißt, wir konnten nicht mehr reisen. Wir konnten uns nicht mehr treffen. Wir mussten von zuhause aus arbeiten. Das waren alles Dinge, die wir beide zwar schon mal so gemacht haben, aber jemand virtuell onzuboarden, also komplett, das hatte ich bis dato noch nicht gemacht. Zu dem Zeitpunkt kam noch hinzu, also ich persönlich weiß nicht, wie es dir ging, hatte ich gar nicht verstanden, wie sich die Situation entwickeln würde. In meiner Naivität hab ich gedacht, naja, das dauert ein paar Wochen und dann sind wir auch schon wieder durch. Wir hatten auch schon vorbereitet, wann wir uns dann irgendwann, ich schätze mal Mai oder so, mal wieder treffen könnten, spätestens Juli, also wenn überhaupt. Dann kam alles anders. Warum reite ich so drauf rum? Naja, das Onboarding eines Mitarbeiters ist extrem wichtig und ich habe festgestellt, virtuell ist es noch viel, viel, viel wichtiger. Das Problem ist nur das “Was” des Onboardings, das bleibt das Gleiche. Also der Mitarbeiter muss produktiv werden. Das gibt die Möglichkeit, engagiert zu sein. Du musst ihn in das Team integrieren können.

00:01:44: Er muss eine Beziehung mit allen aufbauen können, das ist das Gleiche. Aber das jetzt virtuell zu machen, das war natürlich eine Herausforderung, oder es ist glaube ich nach wie vor noch eine. Wenn ich viele Dinge, die ich heute weiß, damals gewusst hätte, dann wäre mein erstes Onboarding sicherlich besser gegangen als mein zweites und drittes Onboarding und vermutlich jetzt mein viertes. Wenn du jetzt glaubst, ich wäre ein virtueller Onboarding-Pro, dann würde ich sagen nein. Ich habe viel an Erfahrung gesammelt und ich bin ganz gespannt, da ich wieder zwei Mitarbeiter in diesem Monat onboarden darf, dem Team also hinzufügen, wie das dann besser wird. Was ich festgestellt habe während des ersten Onboardings, dass wir diese Beziehung nicht richtig aufbauen konnten, dass wir so getan haben, als wenn wir noch die Möglichkeit hätten, uns bald zu sehen, um die Dinge zu besprechen. Und sukzessive stellte ich fest, dass mein Mitarbeiter, ich glaube sich nicht mehr so willkommen gefühlt hat, sich auch unverstanden gefühlt hat, einen sogenannten Disconnect hatte vom Rest des Teams oder aber auch vom Rest der Firma. Ein paar Fehler und Monate weiter haben wir uns dann auch nochmal hingesetzt, auch in Vorbereitung auf die Onboardings, die dann noch kommen, um zu schauen: ja, was kann man denn eigentlich anders machen? Und basierend auf diesen Erkenntnissen habe ich auch einen Video-Kurs konzipiert. Den werde ich dir in den Shownotes verlinken, der mir geholfen hat, das Gelernte zu reflektieren und auch umzusetzen.

00:03:18: Und auf der anderen Seite auch, dir eine Hilfestellung geben kann. Für die Dauer des Wochenendes, also freitags erscheint der Podcast ja in der Regel, bis Montagmorgen werde ich diesen 99 Euro Video-Kurs for free zur Verfügung stellen. Wie gesagt, du musst dich halt wahrscheinlich bis Montagmorgen, bis ich ihn dann auf verkaufen umstelle, beziehen. Das Wichtigste ist Punkt eins: nimm deinen alten Onboarding-Plan und überdenke ihn. Der taugt so nichts mehr. Die Inhalte sind gut, aber wie auch immer du vorhast es zu tun, das “Wie”, das taugt nichts mehr. Ich habe mich entschlossen, den ursprünglich kompakten Onboarding-Plan zu strecken, zu verlängern. Kürzere Wissenseinheiten rein zu machen, die gespickt sind oder unterbrochen sind mit Gesprächen mit Kollegen, die zu diesen Wissenseinheiten passen. Das ist besser, als die Mitarbeiter im Homeoffice sitzen zu lassen, mit ganz vielen Fragen. Der schmort dann da im eigenen Saft, nach acht Stunden ist er völlig frustriert, weil er kann ja auch kaum eine Frage stellen. Eine Frage stellen ist nicht, wenn grad was nicht verstanden hast, jetzt in dem Moment nicht verstanden hast und dann acht Stunden warten musst, weil du eine E-Mail und ein Slack geschickt hast, bis jemand anders das sieht, sich angesprochen fühlt, die Zeit hat, sich meldet und es dir dann beantwortet. Und schlechtestenfalls dann noch per E-Mail, per Slack als persönlich. Das ist einfach keine gute Idee. Wenn ich an das virtuelle Onboarding denke, dann frage ich mich ständig: in dem Prozess, gibt das was gerade passiert dem Mitarbeiter das Gefühl, dass er die richtige Entscheidung getroffen hat,

00:04:54: dass er hier angefangen hat? Kann ich ihn da begeistern, für mein Unternehmen, für die Menschen, für die Vision und das sein Job und er selbst auch wirklich dazu passt? Hilft es ihm überhaupt, in dieser Phase eine Beziehung virtuell zu mir und zu seinen Teammitgliedern aufzubauen? Also was kann ich da besser machen? Kann er all die Fertigkeiten lernen? Natürlich haben wir Fachleute eingestellt. Und selbstverständlich können die was. Aber wie du selber weißt wenn du schon mal gewechselt hast: in jeder Firma gibt's ein paar Eigenheiten und die Produkte sind natürlich anders. Und auch auf die Produkte muss er geschult werden und dafür braucht es ja auch Feedback-Schleifen. Das reicht nicht einfach, acht Stunden lang Videos anzuschauen. Ganz wichtig: fühlt er sich zu keinem Zeitpunkt alleine gelassen? Und das ist einer der wichtigsten Punkte, finde ich, die man im virtuellen Onboarding berücksichtigen muss. Der zweite Punkt ist, dass ist fast wie beim Change-Management, man kann nicht genug kommunizieren. Oder anders ausgedrückt: eine Über-Kommunikation ist nicht möglich. Der Kommunikationsbedarf bei deinem Gegenüber ist so unglaublich groß, dass du gar nicht zu viele Informationen zur Verfügung stellen kannst. Und ich meine in Form von dir, nicht in Form von Dokumenten oder von Videos oder von Handouts oder so, sondern der Kommunikationsbedarf mit dir oder einer Person zu sprechen, um die Fragen loszuwerden, die in seinem oder auch in ihrem Kopf sind.

00:06:25: Also Veränderungen mag keiner. Auch ich mag Veränderungen nicht und ich bin eigentlich schon immer ziemlich für change gewesen, wenn ich mich einmal darauf eingelassen habe. Das Unbekannte fördert bei fast allen Menschen Unbehagen. Das geht so weit, dass ein neuer Mitarbeiter, nicht nur virtuell, aber auch so die gleiche subtile Angst empfinden kann, ich weiß nicht, ob du Kinder hast, wenn ein Kind die Schule wechselt. Werde ich neue Freunde finden? Werde ich mich integrieren? Was mache ich eigentlich? Die anderen sind ja schon integriert, die kennen sie alle schon ewig. Und ich bin jetzt der Neue. Wie komme ich denn jetzt in das Team rein? Ich kann dir empfehlen, die verschiedenen Team-Stufen noch Belbin gelten da auch. Und deswegen musst du bei deinem virtuellen Onboarding dafür sorgen, dass du die Nervosität, die Angst, die dein neuer Mitarbeiter wenn schon nicht offensichtlich, aber subtil, reduzieren musst. Normalerweise kann eine Führungskraft häufig bei einem neuen Mitarbeiter vorbeischauen. Virtuell geht es nicht. Ich kann nicht einfach rausgehen und schauen, ist er denn jetzt noch da? Also muss ich diese ganzen Funktionen - E-Mail, Chat, Videokonferenz - ich muss alles nutzen, um relativ häufig, wie man so schön im Englischen sagt, Check-Ins, mit meinem Mitarbeiter zu machen. Diese Art von Kommunikation muss zwei Sachen umfassen. Das eine ist das Praktische. Also hier ist, was du heute tun musst. Und hier ist, wie du es tun musst. Aber auch das Soziale, also das Kennenlernen.

00:07:57: Das ist ja auch eine Herausforderung virtuell. Es geht aber nur mit, ich sagte es schon, ständiger Kommunikation. Ein one-to-one reicht nicht pro Woche, sondern es muss nicht mehr eine Stunde sein. Ich würde sagen, am Anfang mehr. Das musst du rausfinden, wie viel es ist. Und es muss auch nicht immer alles per Video gehen. Man kann auch mal kurz eine E-Mail schreiben. Man kann eine Chat-Message schicken, um herauszufinden: wo stehen wir denn gerade? Ganz Wichtig ist: der neue Mitarbeiter muss sein Equipment so schnell wie möglich erhalten. Wenn er das nicht erhält, dann kann er ja gar nicht mit dir in Verbindung treten. Die Verbindungen sind natürlich etwas da, weil du ja auch schon in dem Interview-Prozess vorher schon mit ihm hast sprechen können. Aber die Kommunikation mit dem Team und mit allen anderen geht natürlich nur mit den von der Firma zur Verfügung gestellten Mitteln, also mit der E-Mail-Adresse, mit dem Zugang zu dem Slack-Account, mit dem Zugang zu den internen Dokumenten und deswegen ist das extrem wichtig, dass er das so schnell wie möglich bekommt und zwar auch noch vor dem ersten Tag. Du kannst dir das so vorstellen - und diesen Podcast gibt's ja auch als Blogpost. Ich guck mal, ob ich das Video auch nochmal verlinke. Ich hab's rausgesucht - der Mitarbeiter muss das Gefühl haben, für die Älteren unter uns, wie Boris Becker in den Neunzigerjahren, als er für AOL die Werbung gemacht hat,

00:09:17: ach, ich bin ja, ich verstehe gar nicht wie das geht und so und ich bin ja drin. Und so muss es auch sein. Das heißt, alles muss schon vorinstalliert sein, alles soll fertig sein. Der Kollege sollte eigentlich nur den Rechner aufmachen, sich mit seinen credentials wie es so schön heißt, also mit seinem Login einwählen können. Und dann ist er drin wie Boris Becker. Und dann beginnt eigentlich der Onboarding-Prozess. Es ist also wichtig, dass er all das schon vorher hat und auch weiß, wie es geht. Kultur ist extrem wichtig, culture eats strategy for breakfast Das könnte nicht mehr wahr sein im virtuellen Umfeld und beim virtuellen Onboarding. Du musst deinem Mitarbeiter das Gefühl geben, dass er auch die richtige Entscheidung getroffen hat und welche Werte ihr lebt. Und virtuell kann man diese Werte, wenn man welche hat, denn ich hoffe, du hast welche, sehr, sehr gut leben und immer wieder durchsprechen, vorleben, durchsprechen und auch verstehen. Wenn der Mitarbeiter das Gefühl hat, die Kultur ist schlecht, es muss gar keine schlechte Kultur sein, es kann ja auch sein, dass du nicht genug kommunizierst, wie die Kultur ist, dass er nicht genug Touchpoints hat, um zu erfahren, wie die Kultur ist, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass er das Unternehmen noch in der Probezeit verlässt, ziemlich hoch. Viele Mitarbeiter, so haben Studien gezeigt, würden eher eine Gehaltskürzung in Kauf nehmen, als für eine Firma zu arbeiten, die nicht mit ihren Werten und ihrem Glauben einhergeht.

00:10:43: Und deswegen ist es ganz wichtig: wenn du eine Kultur hast, kommuniziere sie, integriere sie, wenn du diese Schulungen machst. Also wie gesagt, ich bin auch so ausgebeutet worden. Ich habe einfach einen Sack voll Videos bekommen, die konnte ich mir angucken. Abends, wenn ich mal eine Frage hatte, musste ich jemanden suchen. Ich war schon semi virtuell ongeboarded, weil ich aus dem Homeoffice arbeite. Aber ich hatte immer in regelmäßigen Abständen die Möglichkeiten, weil es ja Team Meetings gab, Leute zu fragen, mich ins Flugzeug zu setzen. Wir haben uns in einem Büro irgendwo in Europa getroffen und dann konnte ich Leute direkt fragen: habt ihr mir eine Liste gemacht? Das gibt's nicht mehr, weil wir reisen ja gerade alle nicht. So, jetzt nur Videos zur Verfügung stellen ist keine gute Idee. Du musst Breakout-Räume nutzen, um vielleicht mal in verschiedenen Gruppen Leute diskutieren lassen und auch deinen Mitarbeiter integrieren. Du musst die Check-Ins machen. Da brauchst du wirklich auch super motivierende Moderatoren. Also die Art und Weise, wie man ein virtuelles Meeting moderiert, ist ja auch komplett anders, als wie wenn man ein normales Meeting moderiert. Dazu gibt's einen Kurs. All diese Dinge musst du dir zunutze machen, wenn du einen Mitarbeiter virtuell onboardest. Und dann kommen wir immer auf den Punkt, der sich durch das gesamte virtuelle Arbeitsleben zieht. Als Vorgesetzter, als Firma musst du Gelegenheiten schaffen, dass Mitarbeiter eine Beziehung zueinander aufbauen können. Wenn sie das nicht schaffen, dann vereinsamen sie irgendwo.

00:12:06: Sie bekommen auch nicht die Informationen, die sie brauchen und sie werden nicht produktiv. Wie kann das sein? Wie kannst du das machen? Also du kannst einen Slack-Channel z.B. erstellen. Super ist das, wenn mehrere Leute gleichzeitig onboarden. Dann kannst du die alle wie so eine Klasse, einen eigenen Slack-Channel anlegen. Dann hast du so einen kleinen Kern, der sich schon dort austauschen kann. Das ist eine sehr gute Sache. Sie können auch darüber hinaus natürlich dann in Verbindung bleiben. Das sind so Leute, mit denen man angefangen hatte. Zu denen haben wir halt eine besondere Beziehung, weil alle in der gleichen Situation waren. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man so eine Art Team-Bingo machen kann. Das ist ganz einfach oder die Idee ist ganz einfach. Nach einem Zufallsprinzip treffen sich Mitarbeiter virtuell zum Kaffee, unterhalten sich 30 Minuten, lernen sich kennen und jede Woche rotiert das neu. Ein Tool, wie man das machen kann, gibt's bei Slack. Das werde ich auch noch einmal verlinken in den Shownotes. Das nennt sich Donut. Das ist eine kostenlose Integration. Wenn du die aktivierst dann wird Donut dir jede Woche aus allen Slack Mitarbeitern oder Leuten die im Slack sind, einfach 2 virtuell zusammentun, sagen wunderbar, ihr zwei, macht bitte einen Termin, 30 Minuten und unterhaltet euch. Was wir dabei noch machen, dass ist ganz nett, wir geben kurz am Slack-Channel zum der Donut heißt und dann gehen wir noch kurz rein,

00:13:23: ja, das ist das, worüber wir gesprochen haben oder die Essenz und ein virtuelles Foto, also ein Screenshot von uns beiden. Das ist sehr witzig. Das hilft auf jeden Fall, Menschen sozial besser zu integrieren. Das nutzen wir aber auch über den Onboarding-Prozess hinaus. Ganz wichtig bist du als direkte Führungskraft und auch ein Buddy. Das Buddy-Konzept hat sich ja schon sehr gut erwiesen, bevor es überhaupt das ganze Virtuelle gab. Jetzt ist es noch viel, viel besser. Schon vom ersten Tag an sollte der Buddy halt mit zur Verfügung stehen. Das ist insofern wichtig, als hier die Hemmschwellen sinken. Es ist immer schwierig, dauernd mit nervigen Fragen an seinen Chef zu gehen oder an andere Kollegen, weil man ja immer das Gefühl hat, ach, die denken, ich bin eine Nervensäge und ich bin auch so dumm. Eigentlich ist es doch so einfach und manchmal ist es auch so, jetzt haben sie es mir gestern eerklärt, ich habe es schon wieder vergessen. Ich weiß nicht, wie ich dieses Tool bediene. Wenn du aber einen Buddy hast, der seinen Namen wert ist, dann weißt du, ich baue eine Beziehung, eine wahrscheinlich intensivere Beziehung zu ihm oder zu ihr auf, als ich das mit den anderen Mitarbeitern habe. Zumindest zu Beginn. Und ich kann auch offener sein, sagen: ich weiß, du hast es mir erklärt, ich verstehe es immer noch nicht. Also Buddy ist sehr gut. Und du als Führungskraft, ich würde mehrfach am Tag einfach mal reinschauen.

00:14:39: Nicht Mikromanagement. Wirklich nur neugierig und interessiert sein, wo er denn gerade steht und ob er bei irgendetwas Hilfe braucht. Der erste Eindruck ist alles. Wie du einen neuen Mitarbeiter willkommen heißt und wie du ihn in dein Unternehmen einführst oder in dein Team, das wird enormen Einfluss darauf haben, wie engagiert er ist, wie motiviert er ist und wie schnell er sein Potenzial entfalten kann. Und ehrlicherweise auch, ob er bleibt. Die Unternehmen, die ihr virtuelles Onboarding im Griff haben, die erreichen dadurch natürlich eine viel, viel bessere Bindung zu diesem neuen Mitarbeiter. Und du wirst feststellen, dass es fast gar nichts gibt, was einen neuen Mitarbeiter mehr begeistert, als wenn er merkt, wie sehr sich sein Team und sein Chef Mühe geben, sich zusätzlich anstrengen, ihm das Gefühl zu geben, dass er willkommen ist und dass er geschätzt wird. Damit die Onboarding-Experience für deine neuen Mitarbeiter noch besser wird, habe ich für dich extra einen Kurs entwickelt zu virtuellem Onboarding. Darin sind meine Erfahrungen in vielen Inhalten, downloadbaren Handouts und Übungen dargestellt. Du kannst natürlich auch in die LinkedIn Gruppe zu “Dein Team, deine Pflicht” kommen und eine Frage stellen, die ich dort beantworten werde. Und wenn du jetzt eine Idee hast, was du künftig in deinem Führungsverhalten besser machen kannst, dann hat sich's gelohnt. Aber vom Zuhören wird man noch lange keine bessere Führungskraft. Also wirklich einfach mal vorbeischauen bei www.mitarbeiterfuehren.com und nachlesen, weitere Infos holen und wirklich in die Praxis umsetzen.

00:16:17: Mitarbeiter führen. Dein Team, deine Pflicht. Der Podcast für Antreiber, Macher, Menschenkenner, Widerstandskämpfer und Zuhörer.

00:16:29: Der Podcast von und mit Kai Boyd, dem Experten für das Thema Führung.